Forschungsergebnisse effizienter finden
Zentraler Zugang zu verteiltem Wissen in einem großen US-Unternehmen
Unternehmen investieren viel Zeit, Budget und Fachwissen in Forschung und Analysen. Marktstudien, Kundenanalysen, Wettbewerbsinformationen, Produktforschung, Erkenntnisse aus Innovationsprojekten und nutzerzentrierter Forschung liefern wertvolles Wissen, das strategische Entscheidungen unterstützt und zum Geschäftserfolg beitragen kann.
Doch dieses Wissen ist oft genau dann schwer auffindbar, wenn es benötigt wird. Forschungsergebnisse sind über gemeinsame Laufwerke, Kollaborationsplattformen, lokale Ordner und teamspezifische Ablagen verteilt. Gleichzeitig liegen die Inhalte in unterschiedlichsten Formaten vor – von Präsentationen, Tabellen und PDFs bis hin zu Inhalten aus Whiteboard-Tools. Mitarbeitende wissen häufig, dass relevante Erkenntnisse bereits vorhanden sind. Dennoch ist es oft schwierig, die richtigen Informationen zu finden, die ursprünglichen Verantwortlichen zu identifizieren oder einzuschätzen, ob die Ergebnisse noch aktuell und für die eigene Fragestellung relevant sind.
Damit geht ein Teil des Werts bereits geleisteter Forschungsarbeit verloren. Teams verbringen unnötig viel Zeit mit der Suche nach Informationen, Unterlagen müssen immer wieder manuell herausgesucht werden und ähnliche Untersuchungen werden teilweise erneut durchgeführt, weil vorhandene Ergebnisse nicht auffindbar sind.
Mindbreeze InSpire schafft dafür einen KI-basierten, zentralen Einstiegspunkt (Point of Entry) zu den im Unternehmen vorhandenen Research-Inhalten. Mitarbeitende können vertrauenswürdiges Wissen schneller finden, besser verstehen und für neue Fragestellungen wiederverwenden.
Aufgabenstellung
Ein Mindbreeze Kunde stand vor der Herausforderung, bereits vorhandene Forschungsergebnisse für berechtigte Mitarbeitende im gesamten Unternehmen leichter auffindbar und zugänglich zu machen.
Dafür sollte ein zentraler Zugang zu den vorhandenen Forschungsinhalten geschaffen werden. Mitarbeitende sollten relevante Ergebnisse rasch finden, umfangreiche Dokumente effizient bewerten und bestehende Erkenntnisse gezielt für strategische Planung, Customer-Experience-Initiativen, Produktentscheidungen, Business Development und Innovationsprojekte nutzen können.
Der Umgang mit sensiblen und geschäftskritischen Forschungsinhalten stellte dabei besondere Anforderungen an die Lösung. Zugriffsrechte und Governance spielten ebenso eine wichtige Rolle wie die Qualität und Vertrauenswürdigkeit der bereitgestellten Informationen.
Ziel war es, den Zeitaufwand für die Suche nach vorhandenem Wissen zu reduzieren, doppelte Forschungsarbeit zu vermeiden und bereits gewonnene Erkenntnisse besser für aktuelle Aufgaben und fundierte Entscheidungen nutzbar zu machen.
Lösungsansatz
Mindbreeze InSpire bietet einen zentralen Einstiegspunkt für die Suche von Research-Inhalten im gesamten Unternehmen.
Dafür indexiert die Lösung relevante SharePoint-Ordner und macht die darin enthaltenen Informationen mithilfe intelligenter Suche, Filtermöglichkeiten, Relevanzoptimierung (Relevance Tuning) und KI-Zusammenfassungen leichter zugänglich. Berechtigte Nutzer:innen können verknüpfte Inhalte übergreifend durchsuchen und erhalten gezielt Informationen die für ihre jeweilige Fragestellung relevant sind.
Dabei lassen sich die unterschiedlichsten Formate einbeziehen – von Präsentationen, Dokumenten, Tabellen, PDFs über Screenshots und Bilder bis hin zu Forschungsberichten, Wettbewerbsanalysen und Inhalte aus Whiteboard-Tools. Gerade in forschungsintensiven Unternehmen ist das von großer Bedeutung, da wertvolle Erkenntnisse häufig in umfangreichen, visuellen oder unstrukturierten Dateien verborgen liegen.
Um umfangreiche Dokumente schneller erfassen und bewerten zu können, unterstützen KI- generierte Zusammenfassungen die Mitarbeitenden. Statt mehrere lange Präsentationen oder Berichte manuell öffnen und durchsuchen zu müssen, können sie relevante Inhalte rascher erkennen und sich gezielt auf jene Informationen konzentrieren, die für ihre Fragestellung wichtig sind.
Umsetzung
Zu Beginn der Implementierung lag der Fokus darauf, eine solide Grundlage zu schaffen: die wichtigsten Forschungsquellen anzubinden, eine hohe Suchqualität sicherzustellen, unstrukturierte Inhalte einzubeziehen und Vertrauen bei Mitarbeitenden und Content-Verantwortlichen aufzubauen.
Eine schrittweise Einführung ermöglichte es dem Unternehmen, die Lösung zunächst mit einer ausgewählten Nutzergruppe zu erproben und anschließend auf weitere Geschäftsbereiche auszuweiten. Das Feedback der ersten Anwender:innen half dabei, die Relevanz der Suchergebnisse, die Qualität der Inhalte, Anforderungen an Zugriffsrechte sowie die Erwartungen der Nutzer:innen zu überprüfen und weiterzuentwickeln.
Besondere Aufmerksamkeit erforderte dabei der Umgang mit sensiblen Forschungsinhalten. Da auch diese über die Lösung zugänglich gemacht wurden, war eine enge Abstimmung zwischen den Fachbereichen, IT, Datenschutz, Compliance und den Verantwortlichen aus dem Forschungsbereich besonders wichtig. So konnte sichergestellt werden, dass die Lösung einen konkreten Nutzen bot und zugleich die Governance-Anforderungen des Unternehmens erfüllte.
Eng damit verbunden war das Vertrauen in die bereitgestellten Informationen. Content-Verantwortliche mussten sicher sein können, dass ihre Forschungsergebnisse im richtigen Kontext bereitgestellt und angemessen genutzt werden. Die Nutzer:innen wiederum mussten sich darauf verlassen können, relevante und verlässliche Informationen zu erhalten, die sie als Grundlage für geschäftliche Entscheidungen heranziehen können.
Auch die verfügbaren KI-Funktionen wurden gezielt und unter Berücksichtigung der Governance-Anforderungen eingeführt. Anstatt von Beginn an sämtliche Funktionen bereitzustellen, konzentrierte sich das Unternehmen zunächst auf KI-basierte Zusammenfassungen. Diese unterstützten die Mitarbeitenden bei einem konkreten Bedarf: umfangreiche Forschungsunterlagen schneller zu erfassen und ihre Relevanz leichter einzuschätzen.
Durch dieses schrittweise Vorgehen konnte das Unternehmen Vertrauen in den Einsatz von Enterprise AI aufbauen und gleichzeitig früh einen konkreten Mehrwert für die Nutzer:innen schaffen.
Zielerreichung
Durch Mindbreeze InSpire konnte das Unternehmen den Zeitaufwand für die Suche nach bestehenden Forschungsergebnissen und deren Bewertung deutlich reduzieren.
Mitarbeitende finden relevante Informationen heute schneller, können umfangreiche Dokumente effizienter beurteilen und bereits vorhandene Forschungsergebnisse besser für neue Fragestellungen nutzen. KI-generierte Zusammenfassungen helfen ihnen dabei, schnell einzuschätzen, welche Dokumente für ihre Fragestellung relevant sind und sich für eine genauere Betrachtung lohnen.
Mit der Weiterentwicklung der Lösung hat sich auch die Qualität der Suchergebnisse verbessert. Nutzer:innen gelangen mit weniger Anfragen zu den benötigten Informationen und erzielten gleichzeitig bessere Ergebnisse.
Auch bereits vorhandenes Wissen lässt sich dadurch besser nutzen. Forschungsergebnisse sind leichter zugänglich und können gezielter für neue Fragestellungen herangezogen werden. Teams können so unnötige Doppelarbeit vermeiden und geschäftliche Entscheidungen auf einer besseren Wissensgrundlage treffen.
Der Mehrwert der Lösung geht damit über die reine Zeitersparnis hinaus. Entscheidungen können schneller getroffen, Investitionen in Forschung besser ausgeschöpft und gewonnene Erkenntnisse gezielter in die strategische Planung, Customer-Experience-Initiativen, Produktentwicklung und Innovationsprojekte eingebracht werden.
Fakten
- Die geschätzte Zeitersparnis belief sich bis Ende 2025 auf mehr als 1 Million US-Dollar, dank effizienterem Zugang zu Research-Inhalten
- Bis zum Jahresende 2025 nutzten rund 600 User die Lösung
- Nach dem unternehmensweiten Rollout und der Einführung von KI-generierten Zusammenfassungen berichteten die Nutzer:innen von einer Zeitersparnis von etwa 30 bis 45 Minuten pro Suchvorgang
- Seit Einführung der Lösung konnten insgesamt mehr als 8.000 Arbeitsstunden bei der Datenrecherche eingespart werden