Ein einfaches Auffinden der erforderlichen Fakten aller Vertragsbestandteile inklusive der oft informellen schriftlichen Vereinbarung kann Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus den unterschiedlichsten Bereichen wie etwa Einkauf, Vertrieb, Rechtsabteilung, Controlling, Revision bis hin zur Geschäftsführung viel Zeit und vor allem viel Geld sparen.
Sehr oft sind die strukturierten Vertragsdaten wie etwa Kunde, Adresse, Gesellschaft, Produkt, Kaufdatum, etc. in einem anderen System (z.B. Excel, Salesforce, Fabasoft Cloud, SAP) als die Vertragsdokumente und schriftlichen Kommunikationen gespeichert (z.B. Dateisystem, Fabasoft Cloud, Archivsystem).
Es ergeben sich rasch wichtige Wünsche
- Finden von Vertragsdaten über Metadaten
- Filtermöglichkeit nach Vertragsart, Kunde, Gesellschaft, Ort, Termin zur Einschränkung der Suchergebnisse
- Automatische Qualitätssicherung, ob die Verbindung zwischen Metadaten und Vertragsdokument korrekt ist
Lösung mit Mindbreeze InSpire
Mit der Suchanwendung „Contract Management“ können die erforderlichen Anforderungen erfüllt werden. Das Schönste an Mindbreeze InSpire ist, dass die Anforderungen ohne Änderung der bisherigen Arbeitsweise oder Migration des alten Systems in ein neues System möglichst erfüllt werden können. Ein konkretes Einsatzszenario sind alle Unternehmen, welche ihre Vertragsdaten in einem Excel erfassen und die Vertragsdokumente im Dateisystem ablegen. Durch den Mindbreeze Dataintegration-Konnektor kann über eine grafische Benutzeroberfläche das Mapping der individuellen Vertragstabelle auf die Mindbreeze Metadaten erfolgen. Über den Dateisystem Konnektor werden mit einem Schlüssel die zugehörigen Vertragsdokumente im Dateisystem verknüpft.
Mit einer Synonymlist oder einem Thesaurus können die unterschiedlichen Bezeichnungen der Produkte, Gesellschaften oder Vertragsarten zentral an einer Stelle gepflegt werden. Mindbreeze InSpire liefert somit die relevanten Treffer, egal ob der Mindbreeze Vertrag mit dem Suchbegriff „Enterprise Search“, „Mindbreeze“, „Mindbreeze GmbH“ oder „Mindbreeze Software GmbH“ gesucht wird.
Das Einführungsprojekt der Suchanwendung „Vertragsmanagement“ ist ein Wunschprojekt von jedem Endanwender und Projektleiter.
Ohne Änderung der Arbeitsweise und ohne Schulung können Sie mit der einfachen Suchmöglichkeit die Anforderungen sofort erfüllen.
Der Nutzen für die Endanwender ist somit ab Produktivbeginn sofort erkennbar. Die Projektdauer liegt weit unter 1 Monat.
Relevante Informationen im Blick
Die Informationsflut in Unternehmen und immer strengere Compliance-Richtlinien zwingen Unternehmen, hohe Investitionen zu tätigen, um ihre Unterlagen rechtskonform zu speichern. All diese Informationen (auch einmalig abgelegte Unterlagen) müssen bei Bedarf rasch zur Verfügung stehen. Gewöhnliche Suchlösungen sind dabei ineffizient, kompliziert und erkennen keine Zusammenhänge.
Rasch finden mit Mindbreeze InSpire
Die Informationsflut in Unternehmen und immer strengere Compliance-Richtlinien zwingen Unternehmen, hohe Investitionen zu tätigen, um ihre Unterlagen rechtskonform zu speichern. All diese Informationen (auch einmalig abgelegte Unterlagen) müssen bei Bedarf rasch zur Verfügung stehen. Gewöhnliche Suchlösungen sind dabei ineffizient, kompliziert und erkennen keine Zusammenhänge. Unternehmen im Versicherungswesen verfügen nicht nur über strukturierte Informationen, sondern auch über riesige Mengen von unstrukturierten Dokumenten, wie z.B. eingescannte Kundenverträgen oder Polizzen.
Mindbreeze InSpire kann hier durch das semantische Analysieren dieser Dateien - insbesondere von unstrukturierten Informationen - einen Mehrwert für den Anwender generieren. Denn Mindbreeze erlaubt einen raschen punktgenauen Zugriff auf relevante Daten, versteht die Inhalte und kann diese automatisch klassifizieren. Somit können Polizzen, etwa mit Inhalten zum Thema “Katastrophenschutz” oder verwandten Themen gefunden und übersichtlich dargestellt werden. Durch die rasche Recherche spart der Anwender Zeit und Aufwand beim Erheben von Informationen.
Mindbreeze InSpire bietet insbesondere:
- Alle Informationen immer zur Hand, auch von unterwegs
- Übersichtliche Darstellung der relevanten Fakten
- Strukturierung nach Kategorien durch Suchreiter und Filter
Analyse von Websites mit Mindbreeze InSite
Ein mögliches Einsatzszenario ist der Vergleich von Versicherungsangeboten verschiedener Versicherungsunternehmen. Mindbreeze InSite verarbeitet dabei die Inhalte der einzelnen Webseiten und extrahiert Informationen, wie z.B. den Leistungsumfang verschiedenster Versicherungspakete. Mindbreeze bietet zudem eine Suchmaske an, die einem Makler das effiziente Recherchieren in Webseiten unterschiedlicher Versicherungsunternehmen ermöglicht. Dadurch ergibt sich ein aktueller Überblick über die Angebote.
Darüber hinaus ermöglicht Mindbreeze InSite dem Makler die Einbettung der stets aktuellen Informationen der Webseiten der Versicherungsunternehmen auf seiner persönlichen Webseite. Dadurch wird der Kunde des Maklers stets perfekt und mit aktuellsten Informationen versorgt.