Referenz
Justizbetreuungsagentur, Österreich
FAKTEN UND FUNKTIONALITÄTEN
- Volltext- und Metadatensuche in ELAK light
- Wahrung der Zugriffsrechte, auch bei kurzfristigen Änderungen
- Beschleunigung der Verwaltungsverfahren
- Direkte Bearbeitung der Ergebnisse aus der Trefferliste
- Alle Zusammenhänge mit nur einer Abfrage ersichtlich
Aufgabenstellung
Die Justizbetreuungsagentur (JBA) übernimmt Aufgaben der Personalbereitstellung für das Bundesministerium für Justiz in Österreich. Im Laufe der Zeit erhielt die Justizbetreuungsagentur ein immer umfangreicheres Aufgabenfeld. Zu dessen Bewältigung waren Änderungen der Büroorganisation und der Datenverwaltung erforderlich, um auch weiterhin die rasche Bearbeitung der oft sensiblen Belange gewährleisteten zu können.
Lösungsansatz
Der bestehende Rahmenvertrag „ELA K (Elektronischer Akt) im Bund“ mit der Bundesbeschaffungs GmbH (BBG) ermöglicht es auch Anstalten des öffentlichen Rechts, Lizenzen und Dienstleistungen direkt abzurufen. Daher entschied die JBA das Produkt „ELA K light“ für die Akten- und Vorgangsbearbeitung einzuführen und Fabasoft Mindbreeze Enterprise als Volltextsuche zu nutzen.
Umsetzung
Nach der Entscheidung für den „ELAK light“ erfolgte die Spezifizierung der Lösung (Abläufe, Rechtemanagement, Ablagestrukturen etc.). Damit konnte im ELA K light ohne zeitaufwendiges Einführungsprojekt eine maßgeschneiderte Lösung für die Geschäftsbereiche der JBA geschaffen werden. Zur Abnahme der Lösung wurde in der Justizbetreuungsagentur eine Testumgebung geschaffen. Die Anwender konnten sich mit dem System vertraut machen. Seit Juli 2010 arbeiten die Mitarbeiter der Justizbetreuungsagentur mit dem „ELA K light“ und nutzen erfolgreich Fabasoft Mindbreeze Enterprise für die Suche nach Informationen.